Anfang Juni hat Petra Clemens das neue Target Operating Model (IT–TOM) der IT in einem VIBES–Post vorgestellt. Heute wollen wir euch über die zugehörige Kick-Off Veranstaltung informieren, die wir onsite mit dem ganzen Bereich durchgeführt haben.
Unter dem Motto „More Engagement Greater Achievements“ startete das MEGA-Programm Ende letzten Jahres richtig durch. Ziel des Programms ist, die Durchführung der ersten Phase der IT-Strategie, Horizon 1, zu begleiten und planmäßig umzusetzen – für das Jahr 2023 wurde der Fokus auf „Fix The Basics“ Themen gesetzt. Ein essentieller Bestandteil hiervon war das IT–TOM, die neue Organisationsstruktur von FI. Diese konnte erfolgreich zum 01.06. umgesetzt werden. Es ist ein Teil unseres Beitrags zur Erfüllung der Unternehmensvision “North Star 2040”.
Mit dem neuen IT-TOM wurde der erste großer Schritt in unserer IT-Strategie gemacht, um uns als IT besser für die Zukunft aufzustellen. Einige der Vorteile, die daraus resultieren sind:
• Klare Trennung zwischen der Aufbau- & Ablauforganisation
• Etablierung einer moderne Matrixorganisation
• Geringere Führungsspannen und mehr Zeit in der Führung der Mitarbeitenden
• Bessere Unterstützung untereinander/innerhalb der IT durch die Ermöglichung von Wissensaustausch unter Mitarbeitenden mit den gleichen Rollen und Tätigkeiten
• Bildung von fachlichen Funktionen durch Bündelung von Themengebieten – z.B. Projektportfoliomanagement und IT-Controlling
• Schaffung von Expertengebiete und Themenverantwortlichkeiten, um eine bessere Symbiose zwischen den laufenden und zukünftigen Projekten zu ermöglichen und Synergieeffekte innerhalb der IT zu nutzen
Als Auftakt des neuen IT-TOMs gab es einen Tag zuvor, am Mittwoch, den 31. Mai 2023, eine große Kick-Off-Veranstaltung im Hamburger Nagelsweg. Ziel der Kick-Off Veranstaltung war es, das neue IT-TOM sowie das neue Organigramm vorzustellen und den Mitarbeitenden, die Gelegenheit zu geben sich vorab kennenzulernen oder auch einfach alte Kolleginnen und Kollegen bzw. Neuzugänge (wieder-) zu sehen und zu sprechen.
Der Kick-Off-Tag begann mit den üblichen (chaotischen) Rest-Arbeiten, die zu einer derartigen großen Veranstaltung gehören: Stehtische und Stühle rücken, Erfrischungsgetränke kaufen und kühl stellen, Überraschungstüten in diversen Räumen zu verstecken, hektische Telefonate mit einem Muffin-Lieferanten führen, Ausdrucke auf Richtigkeit und Vollständigkeit überprüfen und den Tagesablauf zum x-ten Mal durchzuspielen. Glücklicherweise wurde alles rechtzeitig geschafft, so dass bereits vor Veranstaltungsbeginn um 9:30 Uhr die ersten Teilnehmenden Einlass in den Konferenzraum erhalten konnten.
Petra Clemens und Mark Stevenson begrüßten die Teilnehmenden herzlich und stimmten auf den gemeinsamen Tag ein. Mark hob die Wichtigkeit der IT-Strategie hervor, während Petra den erfolgreichen Weg hin zur neuen Organisationsstruktur und ihre Bedeutung für das Unternehmen und die Mitarbeitenden veranschaulichte sowie ein Ausblick auf die bevorstehenden Monate gab.
„Durch die neue Struktur und Strategie gewinnt die VTG eine „State of the Art IT.“
Anschließend brachen die Mitarbeitenden unter Führung ihrer zukünftigen Abteilungsleitungen in sogenannte Breakout Sessions in unterschiedliche Räume auf. Dort erfuhren sie wichtige organisatorische Informationen, die mit der neuen Organisationsstruktur einhergehen. So wurden die neuen Teamleads offiziell bekanntgeben, der Wechsel von einigen Mitarbeitenden oder Neuzugängen kundegegeben und die neuen Rollen der Mitarbeitenden bestätigt. Bevor es in weitere Breakout Sessions in ihre zukünftigen Teams ging, erhielten alle Mitarbeitende personalisierte Überraschungstüten.
Die Team Breakout Sessions waren als Teambuilding konzipiert und brachten so zur Freude aller, einige kreative Ideen hervor. Deren Ergebnisse sorgten für eine gute und lustige Stimmung bei der abschließenden Team-Vorstellungsrunde. Die erzählten Team-Stories, gemalten Team-Spirit-Animals, entwickelten Team-Namen, Mottos und Wortspiele, sowie die geschossenen Team-Bilder werden allen Teilnehmenden sicherlich noch lange in Erinnerung bleiben und hin und wieder für ein Schmunzeln sorgen.
„Das war ein großer Meilenstein und jetzt legen wir richtig los: Wir zeigen Kunden sowie Mitarbeitenden die Benefits von Change!“
Angesichts der vielen positiven Rückmeldungen und Zusprüche zieht das MEGA-Programmteam das Fazit: Der Tag und die Kick-Off Veranstaltung waren ein voller Erfolg!
Wir möchten gerne unseren Dank für die vielen helfenden Händen aussprechen, die zu diesem mega Resultat geführt haben. Vielen Dank an den Empfang (insbesondere Bernd Powilleit), Raika Beling, Svenya Vaid, Thea Zeller und Angelina Schott!
„Eine rundum gelungene Veranstaltung, um die Umsetzung der neuen Organisationsstruktur zu feiern. Und für mich als Newbie eine tolle Gelegenheit, meine neuen Kollegen:innen noch vor meinem ersten Arbeitstag kennenzulernen. Ich habe viel positive Energie wahrgenommen und freue mich darauf, den weiteren Umbau zukünftig mitzuunterstützen.“
Mit der neuen Organisationsstruktur hört es aber nicht auf, sondern geht es nun erst richtig los. Als nächsten großen Schritt in der Umsetzung der IT-Strategie werden wir unter dem Motto der “Ablauforganisation” an vielen Themen zur Verbesserung unser IT arbeiten. Aktuell arbeiten wir schon an den geplanten neuen “Product Teams”, dem Relaunch unseres IT Business Partner Konzeptes und dem IT Inhouse Consulting und vielen weiteren spannenden Themen. Hier werden wir euch aktiv in die Konzeptionierung, Bearbeitung und Einführung mit einbinden und freuen uns auf euren Feedback und eure Unterstützung.
Gefällt Dir die Geschichte?
