In der klassischen Heldenreise macht sich der Held auf, um ein Ziel zu erreichen. Auf dem Weg dorthin erwarten ihn allerdings allerlei Hindernisse und Prüfungen. Diese muss er durch persönliches Wachstum und Unterstützung von Helferinnen und Helfern sowie Mentorinnen und Mentoren überwinden, um schließlich ans Ziel zu kommen. Helden schaffen also das, was anderen unmöglich scheint.

„Auch unser Projektteam befindet sich gerade mitten in einer Heldenreise“, sagt Carola Koss, die im Projekt die Rolle der “Feel-Good-Managerin“ innehat. „Gemeinsam haben wir uns aufgemacht, mit S/4HANA unsere IT-Anwendungslandschaft von historisch gewachsener Komplexität und Abhängigkeiten zu befreien und für die Zukunft aufzustellen.“

Der Weg zum SAP-Standard

Wie alle Helden müssen sich auch die Teammitglieder auf ihrem Weg vielen Herausforderungen stellen. Dazu zählen etwa bisherige VTG-Geschäftsprozesse, die kritisch überdacht werden müssen, die Anpassung wichtiger interner Systeme wie WAMOS! und HERMES, aber auch ganz typische projektspezifische Probleme: technologische Komplexität, Ressourcenknappheit, Verzögerungen.

Warum aber haben die HANA-HEROS, wie Carola die knapp 200-köpfige Truppe rund um Projektleiter Sven Mißfeldt nennt, diese Reise aufgenommen? Ziel des Umstiegs auf das S/4HANA-System ist die Abbildung von VTG-Geschäftsprozessen im SAP-Standard. Prozesse, etwa bei Finance, im Controlling oder in der VTG-Materialwirtschaft, sollen dadurch schneller, einfacher und transparenter werden.

Auf Neues reagieren

„Wir haben eine sehr komplizierte und vielseitige Systemlandschaft“, weiß Marina Pupa, Head of Business Accounting (FFO). „Aktuell arbeiten wir mit SAP R3, das von vielen Eigenentwicklungen geprägt ist“, erklärt sie. Diese seien in der Vergangenheit notwendig gewesen, um VTG-Prozesse umzusetzen.

Was lange Zeit funktioniert hat, stößt jetzt an Grenzen: „Unser jetziges System bindet viele Kapazitäten und macht es uns im aktuellen Transformationsprozess schwer, flexibel auf neue Gegebenheiten zu reagieren”, weiß Marina. “S/4HANA als Cloudlösung wiederrum bietet im Standardumfang zahlreiche Möglichkeiten, unsere Prozesse abzubilden – und uns die Chance, schneller auf sich verändernde Anforderungen reagieren zu können.”

“Wir sind sicher, dank S/4HANA in Zukunft nicht nur schneller, sondern auch standardisierter unterwegs zu sein.” Dies sei wichtig, um effizienter unternehmensübergreifend arbeiten zu können. „Je einfacher, aber strukturierter wir arbeiten, desto mehr profitieren auch andere Fachabteilungen von unseren Daten und umgekehrt“, erklärt Marina. Gleichzeitig werde VTG durch eine verbesserte Datenqualität konkurrenzfähiger.

Unterstützung für die HANA-HEROS

„Mit dem Umstieg auf S/4HANA tauschen wir einen zentralen Bestandteil unserer IT-Anwendungslandschaft aus“, erklärt Sven Mißfeldt die Bedeutung des neuen Systems für VTG. „Gerade weil die Aufgabe eine so große ist, freue ich mich über unser tolles, engagiertes Team“, so der Projektleiter. „Aber auch über die volle Unterstützung, die uns die Geschäftsführung auf unserer Reise entgegenbringt.“

So trifft sich die Projektleitung etwa wöchentlich mit dem Steering Commitee und CEO Alberto Nobis schaut schon einmal persönlich beim Projektteam vorbei, um sich für die harte Arbeit zu bedanken und Unterstützung anzubieten – zuletzt etwa beim S/4HANA Townhall Meeting im VTG-Center in Hamburg.

Außerdem wird es vor dem Go-Live-Termin noch Schulungen für S/4HANA-Nutzerinnen und -Nutzer geben. Dass es auf den Weg dorthin noch Herausforderungen geben wird oder Dinge nicht wie geplant laufen werden, sei allen klar, sagt Carola.

Doch genau das mache die Kolleginnen und Kollegen zu den Helden dieses Projektes: „Mit ihrem tagtäglichen Einsatz ermöglichen sie das, was aufgrund der noch bestehenden Komplexität unmöglich erscheint: Mehr Einfachheit, Verknüpfung und Wachstum in unseren elementaren Prozessen. Und für diesen Einsatz kann man sich nur bedanken!“