Digital, einfach, transparent: Ziel des Projekts MOSAIC ist die schrittweise Einführung von SAP SuccessFactors (SAP SF), unserem neuen People-Management-System.
Der erfolgreiche Go-live der ersten Module im vergangenen Jahr markierte dabei einen Meilenstein in der digitalen Transformation bei VTG – war die HR-Systemlandschaft bis dato doch von Insellösungen und unterschiedlichsten Dateiformaten geprägt.
Das Projektteam rund um Julia Reusch ändert das nun Schritt für Schritt. Von der Modernisierung des Performance & Development Dialogue (PDD) bis hin zur Einführung unserer neuen Lernplattform „VTG Learning Academy“ – mit SAP SF stehen uns HR-Prozesse künftig gesammelt auf einer Plattform zur Verfügung.
Wie es im neuen Jahr im Projekt weitergeht? Wir haben bei Julia Reusch (Project Lead) und Anne Seidel (Process Owner „Performance Management & Goals – PDD“ und Change-Management) nachgefragt!
Könnt ihr uns einen Einblick in den aktuellen Stand des Projekts MOSAIC geben?
Julia: Ziel unseres Projekts ist es, die gesamte SAP SuccessFactors Suite schrittweise einzuführen. Aktuell nutzen wir vier von insgesamt acht Modulen: Performance Management & Goals, das einen optimierten, digitalen PDD- und Zielprozess ermöglicht, Compensation für Entgelt- und Zielbonusrunden, sowie Learning, unser neues Lernmanagement-System. Derzeit erfolgt der Roll-out von Employee Central.
4
von insgesamt 8 Modulen
konnte das Projektteam bereits implementieren
Welche Benefits haben sich seit dem Roll-out der ersten Module ergeben?
Anne: Ich finde, dass sich das gut am Beispiel des PDD-Prozesses zeigen lässt. Seit Anfang des vergangenen Jahres wird dieser im Modul Performance Management & Goals abgebildet – und dabei nicht nur digitalisiert, sondern auch optimiert. Durch die Integration in SAP SF schaffen wir die Grundlage für eine All-in-One-Lösung, denn der PDD-Prozess wird künftig nicht mehr isoliert betrachtet.
Wusstet ihr, dass …
… SuccessFactors in 23 Länder, in denen wir Mitarbeitende haben, ausgerollt wurde?
Stattdessen wird er mit anderen Modulen verknüpft, etwa indem Entwicklungsziele aus dem PDD mit Lernaktivitäten im Learning Modul verbunden werden.
Und auch, wenn das heute noch Zukunftsmusik ist, zeigen sich bereits jetzt klare Vorteile: Entwicklungsziele und Aufgaben können auch unterjährig, zum Beispiel durch ein Mid-Year-Review, eingesehen und weiterentwickelt werden.
Julia: Ein weiterer, großer Vorteil für VTG ist die Verbesserung der Datenbasis. Dadurch, dass wir in der Vergangenheit mit unterschiedlichen Systemen und Datenformaten gearbeitet haben, hatten wir lange Zeit ein ineffizientes Sammelsurium isolierter, nicht vernetzter Einzelprozesse – Das ändert sich jetzt – Modul für Modul. Besonders mit dem neuesten Modul, Employee Central.
Anne: Richtig. Dieses Modul ist künftig unser „System of Record“, also das zentrale System, in dem alle HR-Daten erfasst, verwaltet und aufbewahrt werden, beispielsweise Mitarbeitendendaten …
Julia: … die übrigens bald auch von den Kolleginnen und Kollegen eigenständig verwaltet werden können! Das spart Zeit und Doppelarbeit – für Mitarbeitende und für HR.
Welche Learnings nehmt ihr schon heute aus dem Projekt MOSAIC mit?
Julia: Da gibt es eine Menge! Zum einen wurde wieder einmal bestätigt, dass die Einführung eines neuen Systems, wie in diesem Falle SAP SF, den Prozess allein nicht verbessert. SuccessFactors ist ein starkes Hilfsmittel für schnellere, leichtere und transparentere Abläufe, aber die Definition guter Prozesse und Inhalte muss weiterhin von uns kommen.
Anne: Und, dass wir bestehende Prozesse nicht einfach 1:1 digitalisieren dürfen, sondern sie gleichzeitig hinterfragen und optimieren oder gegebenenfalls neu definieren müssen.
Verschiedene Module, eine Lösung
Die insgesamt acht Module von SAP SF sind miteinander verknüpft und haben eine gemeinsame Datenbasis. Erreichbar sind sie über eine zentrale Oberfläche. Zusammengenommen ergeben sie also ein einheitliches und harmonisches Bild – ein MOSAIC.
Julia: Genau! Deshalb ist es mir wichtig zu betonen, dass wir trotz der bereits erreichten Fortschritte noch viel Arbeit vor uns haben. Wesentliche Aspekte, wie die Job-Architektur bei VTG, sind noch nicht vollständig ausdefiniert – sie sind jedoch essenziell, um das volle Potenzial von SAP SF auszuschöpfen.
Anne: Richtig – hier liegt also noch einiges vor uns!
Julia: Ein weiteres Learning ist, dass wir zwar grundsätzlich nach der Standardisierung von Prozessen streben, uns aber auch eingestehen mussten, dass das für kleinere Länderorganisationen manchmal eine Herausforderung sein kann. Deshalb gilt für uns: manche Prozesse lieber als Angebot definieren, statt sie strikt vorzugeben.
Anne: Darüber hinaus haben wir auch gelernt, wie wichtig eine gute Aufstellung ist, gerade bei einem komplexen IT-Projekt wie MOSAIC. So wurden im Verlauf des Projektes die Verantwortlichkeiten geschärft und die PMO-Stelle – die lange durch das Team überbrückt wurde – durch unseren Kollegen Thorben vom Scheidt besetzt.
> 9.000
Unternehmen weltweit
nutzen SAP SuccessFactors
Julia: Absolut! Man braucht sowohl die richtigen Personen mit den passenden Kompetenzen zum jeweiligen Zeitpunkt als auch die notwendigen Ressourcen und darf sich nicht scheuen, auch mal Dynamik ins Team zu bringen. Ohne einen starken Management-Support geht das aber nicht! Wir sind daher dankbar für die durchgängige Rückendeckung des VTG-Managements – und natürlich für das großartige Team, das mit so viel Energie, Ausdauer und Herzblut dabei ist. Das ist und bleibt ausschlaggebend für den Erfolg des Projektes.
Vielen Dank für das Gespräch!
Ihr möchtet mehr über den schrittweisen Roll-out von Employee Central erfahren? Dann seid gespannt auf den zweiten Teil dieses Artikels, in dem euch Linn Richter und Svenya Vaid einen tieferen Einblick in die Benefits des Moduls geben werden!
Zum Nachlesen: Das Projekt MOSAIC in der ON TRACK:
„Digital, einfach, transparent“ (via VIBES) hier lesen
„Ein MOSAIC für effizienteres Personalmanagement“ hier lesen
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