Digitalisierung ist kein Selbstzweck – sie soll Prozesse vereinfachen, Abläufe verbessern und das Unternehmen voranbringen. Doch wie behält man bei einer Vielzahl an Ideen, Anforderungen und Technologien den Überblick? Bei VTG übernimmt diese Aufgabe das Digital Portfolio Management. Das Team rund um Alina Max, David Altmeyer und Daniel Kalfa-Koopmann sorgt dafür, dass Improvement-Topics und Projekte mit IT-Bezug nicht nur umgesetzt, sondern auch nach vorheriger Priorisierung (etwa in den Performance Review Foren), koordiniert und gemeinsam entwickelt werden.
Priorisierung und Transparenz
„Im Grunde ist das digitale Portfolio bei VTG die strukturierte Gesamtsicht auf alle priorisierten Digitalisierungsthemen im Unternehmen“, erklärt Alina. Hier laufen sämtliche Anforderungen mit Bezug zur Digitalisierung und IT aus den Fachbereichen zusammen. Das Portfolio schafft Transparenz: über den Bearbeitungsstand einzelner Themen, über Abhängigkeiten – und über den geschäftlichen Mehrwert.
Früher war das oft anders. David erinnert sich: „Es gab viel Silo-Denken. Die unterschiedlichen Entwicklungsteams haben teilweise parallel an ähnlichen Themen gearbeitet, manchmal sogar doppelt.“
Das digitale Portfolio bündelt diese Themen, koordiniert deren Umsetzung und stellt sicher, dass Ressourcen dort eingesetzt werden, wo sie den größten Nutzen stiften. Die Priorisierung erfolgt zuvor in den Performance Review Foren. Hier wird gemeinsam über die Relevanz und Priorität von Themen entschieden.
Auch Daniel betont die strukturellen Verbesserungen: „Früher hatten wir zur Umsetzung von IT-Projekten dedizierte Entwicklungsteams – losgelöst von den bestehenden Teams (etwa WAMOS!-Support) Bei bereichsübergreifenden Themen sind wir da schnell an Grenzen gestoßen.“ Das Digital Portfolio Management setzt hier auf langfristigere, abgestimmte Strukturen und eine enge Verzahnung der Teams.
So arbeitet das Team hinter dem Portfolio
Das Team rund um das digitale Portfolio versteht sich als Schnittstelle zwischen Fachbereich und IT. „Wir bereiten Themen gemeinsam mit den Fachbereichen auf, klären Aufwand, Ressourcen, Abhängigkeiten und stimmen alles mit den Product Teams des Portfolios ab“, beschreibt David ihre Rolle. Gearbeitet wird in zweimonatigen Iterationen, in denen konkrete Themen gemeinsam umgesetzt werden.
„Im Idealfall sind das kleinere Vorhaben mit einem Aufwand von 30 bis 50 Personentagen“, so Daniel. „So stellen wir sicher, dass wir innerhalb von acht bis zehn Wochen sichtbare Ergebnisse erzielen.“ Alina ergänzt: „Das motiviert auch – es sind alles Themen, die das Unternehmen wirklich weiterbringen und priorisiert hat.“
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Das Team arbeitet in 2-Monats-Zyklen
Bevor es jedoch in die Umsetzung geht, steht häufig die Discovery-Phase an: Gemeinsam wird hier geprüft, wie ein Thema technisch realisiert werden kann. Erst danach beginnt die eigentliche Umsetzung – die Delivery-Phase.
Teamwork ist alles:
Das Digital Portfolio Management arbeitet eng mit IT- und Product Teams, IT Solution Consultants und Architects und UX Experts zusammen. Außerdem gibt es Schnittstellen zu Fachbereichen sowie den Teilnehmenden der Performance Review Foren.
Cross-funktionale Workshops: Lösungsoptionen erarbeiten
Für komplexere Themen organisiert das Team cross-funktionale Workshops. Hier kommen Vertreterinnen und Vertreter aus Fachbereichen, IT und User Experience (UX)-Designzusammen, um gemeinsam Lösungsansätze zu erarbeiten. „Unser Ziel ist es, Themen frühzeitig ganzheitlich zu durchdenken und einen greifbaren Lösungsvorschlag zu erarbeiten“, erklärt Alina. Die Workshops fördern nicht nur das gemeinsame Verständnis für ein Thema – sie helfen auch, Aufwand und Umsetzbarkeit realistisch einzuschätzen.
Klarer Blick auf das große Ganze
Das digitale Portfolio bei VTG ist mehr als nur eine Liste von IT-Projekten. Es ist ein zentrales Steuerungselement, das hilft, Digitalisierung strategisch, abgestimmt und transparent voranzutreiben. Dank der strukturierten Arbeitsweise, der intensiven Zusammenarbeit mit den Fachbereichen und der gezielten Priorisierung entstehen Lösungen, die wirken – und uns wirklich weiterbringen.
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