I. FreshService: Gebündelt auf einer Plattform
Am Anfang stand der große Bedarf, alles rund um das IT-Service Management mit den Bereichen Lizenz-, Vertrags-, Service-, Software und IT-Asset-Management einfacher und besser darzustellen. „Dies alles und viel mehr bietet uns FreshService “, sagt Nadja Bomball, die als Projektleiterin die Implementierung des neuen Tools verantwortet.
Das IT-Service-Management-Tool ermöglicht es IT-Teams, Support- und Management-Aufgaben effizienter zu gestalten.
„Die Mitarbeitenden können selbst im Portal auswählen, was sie brauchen.“
Möglich macht das unter anderem eine zentrale Plattform, wie Nico Hassel, der für die Projektkoordination verantwortlich ist, erklärt: „Mit dem Tool können wir künftig alle unsere IT-Services und deren Abhängigkeiten gebündelt auf nur einer Plattform abbilden.“ Zunächst sollen darüber nur FI-Prozesse, zum Beispiel IT-Services und IT-Assets, gemanagt werden. „Im nächsten Jahr werden dann alle internen VTG-Anwenderinnen und Anwender auf die Plattform zur einfachen Kommunikation mit dem IT ServiceDesk zugreifen können“, ergänzt er.
Viele Vorteile für User
Mit der Implementierung des neuen Tools ergeben sich Stück für Stück viele Vorteile – für den User und für VTG. So werden Synergien geschaffen, Prozesse digitalisiert und die Interaktion durch und mit dem User vereinfacht.
Die Benutzerinnen und Benutzer können sich laut Nadja und Nico unter anderem auf einen leichteren und schnelleren Bestellprozess für IT-Assets und IT-Services freuen: „Die Mitarbeitenden können dann selbst im Portal auswählen, was sie brauchen – ob Software, Hardware oder Berechtigungen“, erklärt Nadja. Der Umzug des IT-ServiceDesks auf die Plattform ist im nächsten Jahr geplant.
> 10.000
Organisationen
weltweit nutzen FreshService.
Und FI? Hat künftig den Rücken freier von administrativen Aufgaben und kann sich noch intensiver um die Weiterentwicklung der VTG-IT-Landschaft kümmern.
II. Sciforma: Standardisierung und Transparenz in der Projektarbeit
In der Vergangenheit wurden VTG IT-Projekte mit Hilfe von umfangreichen Excellisten verwaltet“, wissen Daniel Kalfa-Koopmann und Anna Budin, die bei VTG für das IT-Projektportfoliomanagement verantwortlich sind.
Dieses bisherige Vorgehen stellt durchaus eine solide und weitverbreitete Basis für die Projektarbeit dar, bringt aber auch deutliche Nachteile und Herausforderungen mit sich, wie zum Beispiel inkonsistente Daten und hohe manuelle Aufwände.
„Der Zuspruch der ersten Nutzerinnen und Nutzer fiel unglaublich positiv aus.“
Im Herbst 2023 fiel dann die Entscheidung: VTG möchte die Standardisierung und Transparenz im Projektumfeld auf die nächste Stufe heben und hierzu eine digitale Softwarelösung für das VTG-Projekt- und Portfoliomanagement einführen.
Übergreifende Zusammenarbeit
Im Rahmen eines umfangreichen Auswahlprozesses, unter Einbeziehung zahlreicher fachbereichsübergreifender Beteiligter, fiel die Wahl dann auf die Softwarelösung Sciforma. Dank der Begleitung durch unseren Kooperationspartner Softwaregini konnte der Aufwand dieses Auswahlprozesses für uns deutlich reduziert werden.
≈ 50
Projekte
wurden bereits eingepflegt.
„Seit Juni 2024 haben die ersten Nutzerinnen und Nutzer das Tool getestet und der Zuspruch fiel unglaublich positiv aus“, berichtet Daniel. „Inzwischen haben wir die flächendeckende Einführung der Software erfolgreich abgeschlossen und es sind bereits fast 50 Projekte eingepflegt.“
Ab sofort verfügbar
„Neben der Projektdokumentation, die z.B. in Form von regelmäßigen Statusberichten abgelegt wird, bietet Sciforma auch die Möglichkeit, Zeitpläne für unsere Projekte zu erstellen, projektbezogene Risiken zu erfassen, Kapazitätsplanungen vorzunehmen und vieles mehr“, ergänzt Anna. Die gute Nachricht: dieses Tool steht ab sofort für alle Projekte bei VTG zur Verfügung. Bei Interesse können Daniel und Anna hierzu kontaktiert werden. Sie stehen für Informationen und Schulungen jederzeit gerne zur Verfügung.
Ein großer Dank für diese reibungslose und erfolgreiche Einführung gilt den zahlreichen Kolleginnen und Kollegen, die mit viel Interesse und großer Motivation VTG-weit dieses Vorhaben unterstützt haben.
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