Manuelle Eingabe von Daten in Exceltabellen, umständliche PDF-Formate und Daten in Papierform: Noch immer werden bei VTG viele interne HR-Prozesse mit einer Fülle an unterschiedlichen Systemen und Dateiformaten bearbeitet. Das Ergebnis: zeit- und ressourcenintensive Prozesse mit Insellösungen, die weder miteinander vernetzt sind noch miteinander kommunizieren.

Effizienz statt Insellösung

Ein HR-Projektteam rund um Julia Reusch und Sascha Seel haben sich deshalb im Projekt MOSAIC dieser Problematik angenommen. Das Team kümmert sich dabei um die Implementierung von SAP SuccessFactors (SAP-SF), einer cloudbasierten Software, die aus mehreren Modulen besteht und unterschiedliche Personalprozesse vereint – unter anderem Recruiting und Personaldaten oder auch einen digitalen PDD-Prozess.

Unterstützt wird das Projektteam dabei unter anderem im Change-Prozess von Aline Schneefeld und Ludwig Wartlsteiner von der Agentur projekt0708. „Man merkt, dass das Projekt gerade in die heiße Phase geht“, sagt Aline. „Terminkalender werden voller, die Projektstimmung jedoch bleibt positiv.“ Bereits im Januar werden die ersten Module für die Nutzung bereitstehen. „Die Einführung dieser initialen Module ist erfahrungsgemäß am herausforderndsten“, ergänzt Ludwig. „Bei den Folgemodulen wird man dann routinierter und eingespielter.“

Unterschiedliche Module, eine Lösung

Diese Module sind komplett miteinander verknüpft und ziehen die Informationen aus einer gemeinsamen Datenbasis. Sie sind außerdem über eine Oberfläche erreichbar, sodass das Hin- und Herspringen zwischen unterschiedlichen Systemen zukünftig wegfällt. Zusammengenommen ergeben sie also ein einheitliches und harmonisches Bild – ein MOSAIC.

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Derzeit arbeitet das Projektteam intensiv an der Digitalisierung der ersten Prozesse, sodass diese ab 8. Januar für die Nutzung bereitstehen. „Zunächst werden die beiden Module „Performance & Goals (P&G)“ und „Compensation“ verfügbar sein“, erklärt Sascha. „Über „P&G“ wird alles, was das Performance-Management angeht, laufen.“ Dazu gehören der PDD sowie die Prozesse Zielerreichung und -setzung für Zielbonus-Empfänger:innen. Das Modul „Compensation“ wiederrum wird sowohl Zielbonus-Berechnungen, als auch die jährlichen Endgeltrunden abbilden.

Bereits anhand dieser beiden Module wird die Datenverknüpfung von SAP-SF deutlich: „Die Ergebnisse aus der Zielerreichung im P&G-Modul bilden die Grundlage der Zielbonus-Berechnungen im Modul „Compensation“, so Sascha und ergänzt: „So ergibt sich ein End-to-End-Prozess.“ Diese beiden ersten Module bilden dann den Startschuss für den schrittweisen Roll-out weiterer Prozesse im Jahr 2024, etwa „Employee Central (EC)“, durch das ein zentraler Speicherort für Mitarbeitenden Daten entsteht und Mitarbeitende die eigenen Daten bearbeiten und einsehen können.

Kein HR-Projekt, ein VTG-Projekt

Dank MOSAIC kommt VTG als Ganzes auch dem Ziel der Digitalisierung wieder ein Stück näher. „Mit Projekten wie diesem wollen wir VTG-intern die Digitalisierung voranbringen und Prozesse für alle erleichtern“, erklärt Sascha.

Mit der neuen, einheitlichen Systemlandschaft soll demnach vieles einfacher werden – nicht nur für Führungskräfte, sondern auch für jeden Mitarbeitenden. Letztere erhalten etwa einen transparenten Einblick in ihre Daten und können unterschiedliche Anliegen, die früher in Form einer extra Anfrage an HR weitergegeben werden mussten, direkt schnell und effizient selbst lösen. „Dazu gehört etwa, mit wenigen Klicks die eigenen Stammdaten zu aktualisieren oder Anträge zu erstellen“, sagt Sascha und ergänzt: „SAP-SF soll demnach die gesamte VTG unterstützen. MOSAIC ist also kein HR-Projekt, sondern ein VTG-Projekt.“