Für 2026 ist der Umzug der VTG in das neue Bürogebäude in der Hamburger HafenCity, unser „New Home“, geplant. Die Firma combine Consulting unterstützt VTG beim Erstellen des neuen Bürokonzepts. Die Beraterinnen von combine – Sandra Gerber, Kathleen Günther und Judith Wulhorst – wissen, worauf es dabei ankommt und geben im Gespräch mit der ON TRACK Einblicke in die Planung moderner Arbeitswelten.

Die Pandemie hat die Arbeitswelt verändert: Wesentlich mehr Menschen arbeiten mobil bzw. im Homeoffice, die Auslastung von Büroräumen ist gesunken und die Anforderungen, die insbesondere jüngere Generationen an Arbeitgeber stellen, sind stärker werte- als wie bisher karriereorientiert.

Sneak Peak in ausgewählte Projekte von combine Consulting:

Mobiles Arbeiten gilt mittlerweile als selbstverständlich. Die Mitarbeitenden beschäftigen eher Fragen nach Kultur und Strukturen der Zusammenarbeit, dem Führungsstil oder inwiefern Nachhaltigkeit vom Arbeitgeber auch im beruflichen Alltag gelebt wird. All das gilt es beim Entwickeln neuer Bürokonzepte einzubeziehen.

Kriterien für moderne Bürokonzepte

Die Beraterinnen von combine stellen immer die Frage, für welche Aufgaben die Menschen ins Büro kommen – Stichwort tätigkeitsorientiertes Arbeiten. Je nachdem, welche das sind, bieten sich idealerweise unterschiedlichste Arbeitsbereiche an, die es ermöglichen, gemeinsam zu arbeiten, kreativ zu werden, in abgetrennten Räumen miteinander zu diskutieren, an ruhigen Orten zu telefonieren oder sich für Recherchearbeiten zurückzuziehen. Mindestens genauso wichtig sind Bereiche, in denen sich Kolleginnen und Kollegen in lockerer Atmosphäre austauschen können. „Dieser persönliche Austausch ist häufig ein wesentlicher Grund, wofür die Menschen gerne ins Büro kommen“, berichtet Sandra. Darüber hinaus spielen die Lage des Objekts, Verpflegungsmöglichkeiten, Nachhaltigkeitskriterien und die Anbindung an den öffentlichen Nahverkehr eine wichtige Rolle.

Hybrid Work – das Beste aus beiden Welten kombinieren

„Das hybride Arbeiten lässt sich nicht mehr wegdenken“, so Judith. „Das  bedeutet, dass Unternehmen ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie die Räumlichkeiten technisch so ausstatten müssen, dass die Menschen sowohl im Büro als auch mobil problemlos miteinander arbeiten bzw. kollaborieren können.“ „Die Herausforderung liegt darin, den informellen Teil, der meist vor oder nach dem eigentlichen Termin stattfindet, auch für die Kolleginnen und Kollegen im Homeoffice zugänglich zu machen“ ergänzt Kathleen. „Diese unplanbaren Momente fehlen im virtuellen Raum. Das muss aber nicht so sein. Dafür können z. B. eigene Zeiten eingeplant werden und Abstimmungen im Team erfolgen“, sagt Sandra – sei es als fester Termin in der Woche oder über die Abmachung, einige Minuten früher in einen Teamscall kommen zu können, um sich mit anderen informell auszutauschen. Aber auch die Mitarbeitendenführung muss sich weiterentwickeln. Der Schlüssel liege darin, neue Formate auszuprobieren, bewusst Raum für den Austausch zu schaffen und dafür notwendige „Spielregeln“ festzulegen.

Das richtige Bürokonzept finden

One size fits all? – „Das gibt es nicht“, weiß Judith. „Wir betrachten jedes Unternehmen ganz individuell, analysieren die Kultur, die Führungsstruktur, die Werte, fragen, ob es besondere Anforderungen für Einzelne oder bestimmte Bereiche gibt.“ Bei VTG fand diese dezidierte Bedarfsanalyse über den Sommer hinweg statt.

Darüber hinaus schließt ein Bürokonzept auch den Arbeitsweg ein. Dieses Thema ist wichtig und kann Unternehmen durchaus vor Herausforderungen stellen. Bezogen auf unser New Home in der HafenCity betrifft dies beispielsweise das Thema Parkplätze. Denn: Das Mobilitätskonzept der HafenCity legt einen wesentlichen Fokus auf Nachhaltigkeit und priorisiert den Fuß- und Radverkehr sowie den öffentlichen Personennahverkehr. „Deshalb arbeiten wir mit VTG daran, Alternativen aufzuzeigen. Das könnten beispielsweise die von der HafenCity geplanten Angebote zu Carsharing oder Park+Ride sein“, erläutert Sandra. Insbesondere der hohe Nachhaltigkeitsanspruch des Bürokomplexes in der HafenCity hat – passend zum VTG Purpose – die Entscheidung von VTG für den Standort mitgeprägt. „Über die Planungsphasen hinweg wird es Raum und Zeit für alle geben, die sich einbringen und mitgestalten wollen. Dabei wird nicht jeder Wunsch 1:1 umsetzbar sein. Wir unterstützen Unternehmen dabei, die für ihre Bedarfe passenden Lösungen in Abhängigkeit von Gebäudeparameter und vorab formulierten Planungsleitlinien zu finden. Diese Lösungen müssen gleichzeitig flexibel auf sich ändernde äußere Rahmenbedingungen anpassbar sein“, so Kathleen. Denn es ist bereits heute spürbar, dass die Veränderungsdynamik im Hinblick auf die Art und Weise der Zusammenarbeit sowie die technische Ausstattung immer weiter zunimmt.

Ganz wichtig: Betroffene zu Beteiligten machen

„Wie soll das funktionieren?“ Solche Reaktionen sind ganz normal, wenn für die Belegschaft ein neues, modernes Bürokonzept erarbeitet wird. „Veränderungen erzeugen Irritationen und deswegen erstellen wir nicht blind ein Konzept, sondern gehen in den Dialog“, verdeutlicht Sandra. Ganz wichtig: Die reale Phase beginnt mit dem Einzug in das neue Gebäude. „Die Menschen müssen lernen, dort zu arbeiten und vor allem sollten die Führungskräfte mit gutem Beispiel vorangehen“, betont Judith. Auch diesen Prozess begleitet combine und gibt Hilfestellung. „Fest steht: Ein modernes Design der Arbeitsumgebung sowie eine durchdachte, bedarfsorientierte Ausstattung für hybrides Arbeiten ermöglichen mehr Flexibilität und erzeugen eine positive Wirkung, auch bei Bewerberinnen und Bewerbern“, so Kathleen.

Das New Home-Projektteam hält Euch über den weiteren Planungsfortschritt auf dem Laufenden.