Ab 25. September geht diese, nach einem umfangreichen Redesign, in die nächste Runde und wir haben bei Sascha Seel von HR Development, der die Durchführung der Befragung betreut, nachgefragt, was sich verändert hat.

Mitarbeitendenbefragungen liefern vielfältige Ansatzpunkte für Verbesserungen. Sascha erklärt, dass es neben der Abfrage von Zufriedenheit auch darum gehe, verborgene Probleme aufzudecken. Er erläutert dies am Beispiel einer japanischen Studie, die bereits 1989 in der Automobilbranche ermittelt hat, dass – quasi wie bei einem Eisberg – der allergrößte Teil der Themen, die in einem Unternehmen nicht optimal laufen, dem Topmanagement nicht bekannt sind. Nur die (Erkenntnis-)Spitze „ragt aus dem Wasser“, die eigentlichen optimierungsrelevanten Themen aber bleiben unter der Oberfläche verborgen. „Diese Aussage ist heute immer noch auf viele Unternehmen anwendbar. Gemäß der Studie sind 96 % der Probleme zwar der direkt in einen Prozess involvierten Belegschaft bewusst, dem Senior Management jedoch nicht präsent“, verdeutlicht Sascha.

Sichtbar würden häufig nur äußere Symptome, etwa eine hohe Fluktuationsrate. „Die übergeordneten Instanzen sind, aufgrund der breiten Führungsspannen und zu verantwortenden Themenvielfalt, nicht so nah an den einzelnen Prozessen. Es gibt somit viele „Filter“ dazwischen“, so Sascha. Dadurch würden sie oft nicht alle Informationen erhalten, die sie benötigen. Dieses Problem ziehe sich bis auf die Ebene der Teamleads: „Diese kennen zwar das komplette Spektrum der Symptome, haben aber oft auch nicht den direkten Blick auf den Problemkern.“

Die Lösung? „Wir müssen die Mitarbeitenden befragen“, sagt Sascha. Nur so könnten Probleme und geeignete Verbesserungsmöglichkeiten identifiziert werden. Und genau hier kommt die MY VOICE ins Spiel.

Befragung zur Befragung

Auf die erste MY VOICE folgte der so genannte Pulse Check. In diesem wurde unter Anderem nach Feedback zu dem vergangenen Prozess der MY VOICE gefragt: „Wir haben umfangreiche Rückmeldungen erhalten“, berichtet Sascha und macht klar: „Wir sollten Feedback immer als Angebot bzw. Geschenk sehen!“

Gemäß dieses Credos wurde sich deswegen auch intensiv mit den vielfältigen Rückmeldungen auseinandergesetzt: „Zusammen mit unserem neuen Partner Netconomy haben wir uns die Ergebnisse des Pulse Checks angeschaut und analysiert“, sagt Sascha und ergänzt: „Herausgekommen ist eine umfassende Redesign-Initiative, die die Umfragestruktur grundlegend geändert hat.“

Neue Fragenstruktur, neuer Regelprozess

Das Redesign beinhaltet zum einen eine neue, standardisierte Fragenstruktur. Dazu zählt etwa die Schärfung der Formulierungen – einer der Kritikpunkte der Kolleginnen und Kollegen zur ersten Befragung. Dank klarer Begrifflichkeiten ist jetzt etwa eindeutig, welches Level an Führungskräften mit den Fragestellungen gemeint ist.

Darüber hinaus wurde der Umfragezeitraum von zwei auf drei Wochen verlängert. Dies sei laut Sascha vor allem für die Kolleginnen und Kollegen in den Werken relevant. Da diese oft keinen eigenen PC haben, bräuchte es hier eine längere Laufzeit, um deren Teilnahme an der Befragung sicherzustellen.

Mit dem Redesign wurde zudem ein neuer Regelprozess definiert. „Dieser wird im nächsten Jahr starten“, sagt Sascha und erklärt, dass die MY VOICE so noch mehr an Systematik gewinnt: „Es wird einen Pulse Check im Januar geben, gefolgt von der neuen MY VOICE 2024 im Mai. Darauf folgt der nächste Pulse Check im September. Dieser Rhythmus setzt sich in den Folgejahren fort, so dass zukünftig zwischen den MY VOICE Umfragen zwei kurze Pulse Checks liegen. Diese sind nötig, um stetig zu prüfen, ob unsere Weichen richtiggestellt sind.“

Mit neuer Struktur Wachstum ermöglichen

Alles in allem habe man dem Gesamtkonzept nun eine rote Linie gegeben und den Mehrwert für die Mitarbeitenden und das Unternehmen geschärft, so Sascha. Konkret bedeutet das, dass auch der Umsetzungsstand von strategischen Maßnahmen zur Erreichung des Nordsterns aus den Umfrageergebnissen abgeleitet werden kann. Besonders im Blickpunkt sind dabei die Rahmenbedingungen, die die Mitarbeitenden benötigen, um sich gemeinsam dem Nordstern nähern zu können.

Sei bei der MY VOICE@VTG vom 25.09. – 13.10.2023 dabei!

Dafür würden mit dem neuen Fragenkatalog sogenannte Treiber identifiziert, die unseren Transformationsprozess fördern bzw. behindern. Für Sascha sind dabei grundlegende Fragen klar: „Fühlen sich die Mitarbeitenden über die generellen Wachstumsziele informiert und ist allen Mitarbeitenden klar, was ihr eigener Anteil ist, um diese Ziele zu erreichen?“

Darüber hinaus sollen noch weitere Treiber identifiziert werden. Diese reichen von der Abfrage des Vertrauens in die Führungskräfte („Bekomme ich Aufgaben gestellt, die ich in Pensum und Qualität auch erfüllen kann?“) und Empowerment („Haben die Mitarbeitenden die Möglichkeit zu wachsen oder gibt es möglicherweise Hürden?“) über Trainingsmöglichkeiten bis hin zu Fragen zu interner Zusammenarbeit. Aber auch ganz praktische Aspekte, wie etwa die richtige Ausstattung, sind Teil der Befragung.

So ist ein Fragenpool entstanden, der künftig auch themenspezifisch noch erweitert werden kann. Mit einem standardisierten Fragenpool kann eine Entwicklung über die Zeit abgeleitet werden, andererseits schaffen nötige thematische Ergänzungen eine gewisse Flexibilität, um aktuell relevante Themenschwerpunkte einfließen zu lassen.

Unterstützung für Führungskräfte

Darüber hinaus beinhaltet die neue Struktur auch umfassende Unterstützungsangebote für Führungskräfte: „Nicht alle haben eine Coaching-Ausbildung oder waren zuvor als Trainer oder Ausbilder tätig“, weiß Sascha. Nicht jede Führungskraft sieht sich dazu in der Lage, aus dem Stand die Werte richtig zu deuten und Teamworkshops darauf aufzubauen und coachend zu moderieren. Deshalb ist klar, dass die Führungskräfte Unterstützung benötigen, um ihre Rolle bestmöglich zu füllen. Zu den Angeboten gehört ein Seminar, in dem Führungskräfte ihre Kompetenzen ausbauen können, die Ergebnisse der MY VOICE-Umfrage zu lesen, Entwicklungsfelder zu identifizieren und darauf aufbauend Team-Workshops zu organisieren und zu moderieren. Dafür wurde ein Workshop-Konzept entwickelt, das als konkrete Anleitung und Vorlage dient. Die Nutzung dieses so genannten „Blue Prints“ wird mit interessierten Führungskräften in einem neuen Seminarangebot erarbeitet.

Drei Seminare haben schon stattgefunden, weitere Termine werden im Oktober/November folgen. Bei entsprechender Nachfrage kann das Angebot ins Standard Portfolio der VTG Academy aufgenommen werden. Und: „Es ist auch klar, dass wir Führungskräften zur Seite stehen, sollte es Unterstützungsbedarfe mit der MY VOICE-Umfrage geben“, so Sascha.

Problemexperten involvieren, Veränderungen zulassen

Damit VTG die strategischen Wachstumsziele erreicht, müssen wir unsere Verhaltensweisen ändern, davon ist Sascha überzeugt. „Das gilt nicht nur für VTG“, sagt Sascha. „Unternehmen, die erfolgreich sind und bleiben wollen, müssen umdenken.“ Dazu zählt die Etablierung einer offenen Fehler- und Feedbackkultur und das Aufbrechen von starren hierarchischen Konstrukten oder Silos.

„Dafür brauchen wir auch eine Innovationskultur“, sagt er. Diese muss Verbesserungsprozesse zulassen – und zwar auch „bottom-up“, also vom Mitarbeitenden zum Management. Denn, so Sascha: „Wer weiß besser, wie Prozesse funktionieren, als diejenigen, die tagtäglich in ihnen arbeiten?“

Deshalb möchte Sascha Führungskräfte darin bestärken, die Ergebnisse der MY VOICE zu nutzen und Mitarbeitende aktiv in die Ausarbeitung von Maßnahmen einzubeziehen. Nur so könne sich etwas verändern, da ist sich Sascha sicher: „Es gilt die Problemexpertinnen und Experten zu involvieren – und das sind oft die direkt in einen Prozess eingebundenen Mitarbeitenden! Ihnen gilt es zu vertrauen, Aufgaben zu übertragen und sie an den Lösungen mitarbeiten zu lassen.“